5Sの真価を知っていますか？／ Learn the true meaning of 5S
5S、製造業や現場がある業種に勤務経験がある方は必ず聞いたことがある言葉ですよね。その内容を暗唱できる方も少なくないでしょう。5Sとは、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の5つですね。
「うちでは5Sなんてなかなか…ようやく3Sをやってます」という会社も少なくないでしょう。5Sでも3Sでも大丈夫ですが、実行するステップとしては「整理」「整頓」「清掃」の3つが先、「清潔」「躾」の2つが後で、実際3Sを実施している会社でもそうなっているでしょう。
なんでそんなことを改めて申し上げるかというと、前半3Sと後半2Sで取り組みの意味が変わってくるからです。
前半3Sは実務プロセス
見ての通り「整理」「整頓」「清掃」はそれぞれ人の行動です。つまり実務プロセスなのです。
整理することで要不要の選別をし、整頓して廃棄し、清掃してきれいにする、この動作・行動を会社・組織として適切に繰り返すことが大事です。
適切にというのは、ただ担当者個々人が行うのではなくて、組織として定期的に実施することが必要です。そのために必要なのが後半の2Sになります。
後半の2Sは標準化プロセス
後半の2Sは「清潔」「躾」です。
「清潔」とは前半3Sと違い状態を示しています。不要品を捨てて掃除が終わってきれいになった状態が「清潔」ですよね。更に「躾」というのはつまり教育のことで、更に平たく言えば情報を共有することです。ここで共有するべき情報とはなにかと言えば自分が整理整頓、清掃してきたプロセスを共有するのです。
整理整頓のプロセスとは、例えばこのようなものです。
- 何を要るもの、何を要らないものと判断してきたか
- 要らないものをどのように捨てたか
- 要るものはどのように保管してあるか
- 清掃する時に使った道具、方法があればそれら
つまり「自分は3Sをやる時にこういうことに注意したよ」「こういう風に考えてこの状態を作ったよ」ということを職場の人に説明してあげて欲しいのです。
この結果として、職場のメンバーが3Sに取り組んだ方法が情報として共有されること、これからやる人やあるメンバーが取った方法を知らなかった人が情報としてその方法を知ることができることが挙げられます。それらを活用して、自分の実務の効率や質を上げることが可能になります。
要するに、2Sまでつなげて実施することで、組織における業務改善のプロセスが完成するのです。
5Sを5Sにとどめない
お分かり頂けたでしょうか。「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」で示される5Sは「業務改善プロセス」だったのです。
業務改善はご存知の通り職場の環境保全などで留まるものではないです。本質的に改善しなければならないのは本業に関わる実務内容であり、それらを支える設備の使用や治具・備品などの扱い、新しく職場に入ってきた人に対する教育など多岐にわたります。これらに対して企業の中で働く方々は日々それらについてより良いやり方がないかを考えているはずです。
これからはその考え、検討しているプロセスを5Sに当てはめて考えてみて下さい。一度改善した実務が後戻りしない、担当者によってばらばらにならないためのヒントが見つかるかも知れません。
5S is a term that those with work experience in manufacturing or any field with physical workplaces will definitely have heard of. Many of you can probably recite what it stands for: Sort, Set in order, Shine, Standardize, and Sustain.
There might be many companies out there saying, “In our place, we barely manage to implement 3S let alone 5S.” Whether it’s 5S or 3S, the steps generally start with ‘Sort’, ‘Set in order’, and ‘Shine’, followed by ‘Standardize’ and ‘Sustain’. Even companies that are implementing 3S are likely to follow this order.
The reason why I point this out is because the meaning of the efforts changes between the first three S’s and the last two. The first 3S is a practical process.
As you can see, ‘Sort’, ‘Set in order’, and ‘Shine’ are all actions. In other words, they are practical processes.
Sorting allows for the selection of what is necessary and what is not, setting in order discards unnecessary items, and shining cleans everything up. It’s important for the company or organization to correctly repeat these actions.
By ‘correctly’, I mean it’s not just about individuals carrying out these tasks but that they need to be performed regularly as an organization. This is where the last two S’s come in. The last 2S are standardization processes.
The last 2S refer to ‘Standardize’ and ‘Sustain’.
‘Standardize’, unlike the first 3S, indicates a state. After disposing of unnecessary items and cleaning, you end up with a ‘standardized’ state. Moreover, ‘sustain’ essentially refers to education, or to put it more simply, sharing information. The information that should be shared here includes the processes of sorting, setting in order, and shining.
This process includes things like:
What was deemed necessary and unnecessary
How unnecessary items were discarded
How necessary items are stored
If there were specific tools or methods used when cleaning
In other words, you should explain to your coworkers, “I paid attention to these things when doing 3S” or “I thought about it this way and ended up with this result”.
As a result, the method by which workplace members engaged in 3S is shared as information. People who didn’t know the methods used by certain members will learn about them and be able to use them to improve the efficiency and quality of their own work.
In essence, by implementing all the way up to the second ‘S’, you complete the process of improving operations within an organization. Don’t limit 5S to just 5S.
You’ve probably understood by now. The 5S represented by ‘Sort’, ‘Set in order’, ‘Shine’, ‘Standardize’, and ‘Sustain’ is a ‘business improvement process’.
As you well know, business improvement isn’t just about preserving the work environment. The essentials that need improvement are practical tasks related to the main business, the use of facilities that support those tasks, the handling of tools and supplies, education for new entrants to the workplace, and so on. People working within companies are supposed to be constantly thinking about better ways to handle these issues.
From now on, try applying these thoughts and the processes you’re considering to 5S. You may find hints to prevent backsliding after improvements have been made and to avoid inconsistency among those responsible.