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以前、下記の記事で「5Sはストーリーで覚えると覚えやすい」というお話をしました。その時に3Sと2Sに分けた形でストーリーを作りました。

5Sのストーリー


今回は前半と後半に分けた意味をご説明します。

・前半の呼び方は3S

「わが社に3Sはまだ厳しいから3Sで…」と思われてる方も多いんじゃないでしょうか。会社さんによっては2Sからやってます、というところもおありかもしれません。日常業務がお忙しい中で改善活動を行う時間が割けないという現実があると思います。

現実的にはできるだけやる事は減らしたいというお気持ちはあると思います。しかし、せっかくやるなら2Sではなく可能な限り3Sにすることをお勧めします。

・3Sは改善活動の実施そのもの

前回ご紹介したストーリーの中では3Sは「整理」「整頓」「清掃」の3つを示します。まず最初の2S(整理整頓)することが第一歩ですが、ここでは以下の2つがポイントになります。

(1)日常業務の中で出た不用品を分類し処分すること
(2)日々の業務の中で職場に溜まった不用なもの(書類など)を定期的に整理、処分する

(1)では加工した製品と端材であるとか、使用済みの工具や備品と未使用品の整理などが考えられます。新しいボールペンが入っているはずの収納に、使用済みのボールペンが入っていたら困りますよね。

(2)では(1)に加えて長期保管書類の管理などもあります。保管年数が違うなどする場合に特に注意が必要です。紙で保存されている会社さんの場合は紙をファイリングしてあるファイルを作成年毎で分ける、などの対応をされていることが多いかもしれません。デジタルで保管している場合も整理とバックアップを定期的に行うようにします。

この(1)と(2)ができると3つめの「清掃」を実施することは簡単です。特に(2)の場合などは、年末やお盆休み前の大掃除などと合わせてやってしまえば、自動的に大掃除が「清掃」の実施になります。

(1)の場合の清掃については、日常的に清掃をする習慣を作る必要があります。しかし大掃除の時期以外は掃除の時間というのが取りにくかったりもします。その場合、始業時や終業時などのタイミングを決めたり、「〇曜日は掃除する」など特定の曜日で各持ち場を掃除したいする会社さんが多いようです。

もし週1日だけの掃除では足りないようであれば、場所を決めて曜日を分けるなどの対応や、掃除する場所をローテーションで決めて、「X回やれば元に戻る」などとするのがいいかもしれません。

・実は「清掃」の実施は管理の導入になる

ものすごく小さい職場や簡単な事務作業のみで業務が完結している会社さんでなければ、おそらく複数職場あり、書類や資料も膨大になるはずです。

上に書いたように曜日などで掃除する箇所を分けるのであれば、在籍するスタッフが記憶しておくことは現実的ではありません。その場合「月曜日はA室」「火曜日はB室」「水曜日は加工場」など、いつどこを掃除するかを明示しておく必要が出てきます。状況によっては「何日の掃除は誰がやった、終了していることを確認した」などの記録が必要になるかもしれません。

実はこれはまさに管理の第一歩です。管理の第一歩を踏み出せたかどうかが、次の2Sの実現に大きく影響します。

次回では2Sの実施についてお話ししたいと思います。

5Sの中身と組織力2

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