5Sの中身と組織力2

・2Sの意味

これまで、5Sは前半の3S(整理・整頓・清掃)と後半の2S(清潔・しつけ)に分かれるというお話をしました。その中で「職場の清掃は管理の第一歩」というお話までしました。

5Sのストーリー
5Sの中身と組織力1

ここでは後半の「清潔」と「しつけ」についてです。5Sのストーリーの中では、後半は以下のような意味を持つというお話をしました。

 清掃が済んだら職場がきれいに、清潔になりましたね。せっかくきれいにしたので、他の人にもこのやり方を伝えて(しつけ)この状態を維持しましょう。

ここで清潔が意味しているのは職場の状態です。加えて、しつけが意味しているのは情報共有と教育です。この二つは組織として業務を行う上で非常に重要な要素です。一つ一つを見ていきましょう。

・状態を維持するためには「状態を定義する」ことが必要

清潔とは回りくどい言い方をすれば「清潔な状態」を意味しています。自分の部屋ならともかく、職場の整理、整頓、清掃であれば「どのような状態になっていたら終わりにしていいか」を決めておかないと、整理、整頓、清掃をする人が変わるたびに終わった状態が変わることになります。これはすなわち清潔な状態を定義することが求められています。

これは職場ごとに、整理の基準、整頓の仕方、清掃の方法などそれぞれの内容と、その結果がどうなっているべきか、どうなっていたら業務がはかどるのかを決めておきなさい、ということを意味します。

それぞれについては、例えば以下のようなことを考えることになります。

【整理】
要るものと要らないもの、未使用品~使用途中~使用済み品の分け方や分ける基準

【整頓】
要らないものの捨て方、要るものの保管方法、 使っていない道具の収納場所や収納方法の決定

【清掃】
掃除機やほうきなどでゴミやホコリを取り除くだけにするのか、雑巾を使った水拭きや、洗剤を使った洗浄が必要なものか、それらをやった結果どの程度きれいになっていればいいのか、日常の清掃はどこまで実施し大掃除の時は何を実施するかの決定

「状態を定義する」とは、 作業内容と方法と判断基準が示されていることです。「普段の清掃作業ではここまで」とか、「年末の大掃除の時はここまで」とか言ったような誰でも明確な基準を作ります。

・状態を定義することで共有と教育ができる

ここまで来て、業務を進めるうえで重要な概念に到達します。「しつけ」、つまり教育ですが、職場に新しい人が入ったり新しいやり方を作ったりしたら、職場での仕事の仕方や新しく作ったやり方をみんなに伝え(情報の共有)、覚えてもらうことで他の人でもできるように(人材の教育)なります。

3Sを実施し、 「清潔な状態」を定義すれば、あとは人材教育を実施することで、5Sは完成に大きく近づきます。

情報の共有と人材の教育に必要なものは明文化された情報です。状態が定義されていれば、その状態の説明をし、その状態を作るための方法を記載すれば、明文化が完成します。

これを教育資料として定期的に組織のメンバーに周知する機会を作れば教育が実施できている状態となります。業務によってはここでスキルマップを作り、各メンバーの達成度を記録するなどして、習熟度の確認ができるようにします。

・5Sは組織力の第一歩

つまり、5Sとは職場環境の整備をテーマにした組織化のプロセスそのものだったのです。

上に上げた「状態の定義」と「情報の明文化」を行うことで、組織力(組織の中にプロセスを構築し、対応できる範囲を拡大すること)は大幅に上がります。

ぜひ組織力を上げるための練習として、5Sに取り組んでみてはいかがでしょうか。